Hvilke innvirkning vil samordnet kommunikasjon ha for brukeren, IKT avdelingen og ledelsen i bedriften?

Vi tar utgangpunkt i Microsoft Lync, men de fleste betraktninger vil også gjelde for IBM Lotus Sametime. Ved innføring av Lync vil snart telefonapparatet forsvinne fra arbeidspulten, i mange bedrifter. Brukerne vil istedet kommunisere direkte på sin PC, enten med hodesett eller med et løst håndsett, tilkoplet USB porten. Selve applikasjonen, Lync, kan ligge passivt i systemhukommelsen og aktiveres først ved innkommende samtale eller aktivieres ved eget ønske.

De som har benyttet Microsoft Live Messenger tidligere, enten privat eller i jobbsammenheng, vil øyeblikkelig kjenne seg igen og skjønne hva dette handler om. Microsoft Lync er, i motsetning til Live Messenger, designet for robust bedriftskommunikasjon og vil være mer funksjonsrik og inneha helt nye muligheter.

Hva er egentlig Microsoft Lync?

For de som ikke kjenner Live Messenger fra tidligere, går vi her igjennom basisfunksjonaliteten i Microsoft Lync. Presence (eller tilstedeværelse status) gir informasjon om abonnentens aktivitet eller fravær på arbeidsstasjonen. Via dette, vil andre abonnenter, allerede før en samtale startes, f.eks. se om vedkommende arbeider med maskinen sin eller ikke. Abonnentene kan selv og etter eget ønske legge inn tilleggsinformasjon i fri tekst, som beskriver status. Dette skjer også i samhandling med andre programmer du kjenner fra før, f.eks. Outlook, SharePoint m.fl.. Endring av status påvirker ikke kommunikasjonsmulighetene i utgangspunktet. Det gir en "indikasjon" om sannsynligheten for å oppnå kontakt eller ikke. Dette "føles uvant" i forhold til tradisjonell telefoni. En annen stor endring er at kommunikasjonen foregår multimedialt. Dette vil gi store endringer i måten vi arbeider på. Mange har lenge benyttet telefonmøter (telefonkonferanser) enten over egen hussentral eller i det offentlige nettet (f.eks. Meet At fra Telenor), men nå vil bl.a. videosamtaler, bli mye enklere. De fleste bærbare PC'er kommer gjerne med kamera som standard. Det åpner muligheten for å se den eller de du kommuniserer med. Videosamtaler kan enten være en-til-en, eller som en videokonferanse. Det gir en helt annen "nærhet" til samtalepartnerne og gir virtuelle møter en ny dimmensjon. I tillegg er "chat" eller lyn-melding en mulighet og dette kan foregå samtidig med en annen video- eller vanlig telefonsamtale. Deling av skrivebord eller en presentasjon, er også en funksjon som er integrert i Lync. Her kan deltakerne både føre en telefon- eller videosamtale, samtidig som de ser og arbeider aktivt om samme dokument. I tillegg integrerer selvfølgelig Lync også godt med mobiltelefonen, om dette skulle være ønskelig, enten via en app (iPhone eller Android) eller sømløst og elegant med Microsoft Win7 phone.

Fantasi blir til virkelighet

Det eneste kravet er at man har en vanlig nettilknytning (internett). Tenk hvilke muligheter dette gir for arbeidstakere og -givere. Tid og sted blir mindre viktig, i mange yrker. Fleksibilitet m.h.p. hjemmekontor vil bli enda større enn tidligere. Naturlig nok vil dette kunne øke den verdiskapende tiden for arbeidsgiver, og samtidig redusere reisetiden til og fra arbeidsplassen, for arbeidstaker. Dette vil gi store gevinster for begge parter, foruten store samfunnsmessige gevinster. Mer jobbtid pr. ansatt, mer familietid for den enkelte og slippe å sitte i forurensende bilkø, er noen av de åpenbare fordelene,

Bedriftsorganisatorisk og -økonomisk virkning

I dag har bedriftene gjerne TO forskjellige IKT infrastrukturer. Datanettet og telefoninettet. Feil, vil du kanskje hevde, fordi bedriften har såkalt IP-telefoni, slik at data og telefoni kan kjøres i det samme nettet. Det er riktig at IP-nettet, i mange bedrifter, både transporterer "datapakker" og "talepakker" i et og samme nett. Likevel er det relativt sett, liten samordning mellom applikasjonene i datanettet mot funksjonaliteten i telefonisystemet, om man sammenlikner forholdet mellom en klassisk hussentralløsning opp mot Microsoft Lync. Om vi ser på tradisjonell bedriftskommunikasjon med en hussentral, har det inntil nå, hovedsaklig vært tale, som har vært hovedfunksjonen. I tillegg har det kanskje vært en sammenkopling mot kalenderen (Microsoft Exchange eller IBM Lotus Domino), for å dra nytte av fraværsmarkering av apparatet ved møter o.l. Men nå, med innføringen av samordnet kommunikasjon, tar vi et kvantesprang inn i en helt ny hverdag, med mange, helt nye tjenester, rett i arbeidsstasjonen på pulten. Det er grunn til å tro at det vil være store økonomiske besparelser ved utelukkende å drifte kun ett nett, nemlig datanettet. Her går jo kontorapplikasjonene, f.eks. Microsoft Office, økonomisystemet, m.m. allerede. Når man i tillegg, får så mange flere kommunikasjonsmuligheter, er det vanskelig å se at dette ikke er den ultimate løsningen, for de aller fleste bedrifter.

Hvor vanskelig er Microsoft Lync å bruke i arbeidsdagen?

Vel, hvor lang er summetonen egentlig? Nye arbeidsverktøy og funksjonalitet krever opplæring av brukere, for å kunne utnyttes effektivt. Om vi tar utgangspunkt i et annet program mange bruker kontinuerlig gjennom arbeidsdagen, nemlig Outlook, - hvem vil hevde at de utnytter dette programmet effektivt nok? Hvor mange arbeidstakere har virkelig fått opplæring på Outlook? Vi vil hevde at totaleffektiviteten ville kunne øke med 10-15% i en gjennomsnittsbedrift, om man hadde gjennomført en tilpasset opplæring, bare på Outlook, fordi Outlook er et oppgave og tidsstyringsverktøy, ved siden av å være en kalender og kontaktdatabase. Ledelsen i mange bedrifter har ikke forstått potensialet i dette ene programmet, og har derfor ignorert behovet for opplæring. Nå har turen kommet til Microsoft Lync. Skal man kunne utnytte potensialet som ligger i denne, så må bedriftsledelsen innse at opplæring er avgjørende.

Hvilken innvirkning på arbeidsdagen vil Microsoft Lync ha?

Om ikke ledelsen i bedriften har vært på banen før i bedriftskommunikasjonsstrategiske spørsmål, så bør de ta mulighetene og fallgrubene på alvor, ved innføringen av Lync eller andre samordnede kommunikasjonsløsninger. Øket tilgjengelighet har en pris. Det stiller sterkere krav og høyere bevisstgjøring m.h.p. avbrudd i pågående arbeid. Derfor må det utvikles felles kjøre- og prioritetsregler internt blant kolleger og arbeidsgrupper i bedriften, og utvikle en strategi for å håndtere både eksterne samarbeidspartnere og ikke minst kundene, på en tilfredsstillende måte. Dette kan du lese mer om i Mobilitet og samordnet kommunikasjon.